چطور مدیریت زمان داشته باشیم؟
زمانی که تجارت خود را اداره می کنید ، ارزشمند است. به خصوص اگر این تجارت تازه شروع شده باشد. در حالی که رئیس خود شما برای بسیاری از افراد رویایی است ، مسئولیت زیادی را به همراه دارد. بدون شک ، شما هیچ وقت نمی توانید همه موارد موجود در لیست کارهای خود را چک کنید.
از حسابداری گرفته تا مدیریت موجودی ، تبلیغات آفلاین تا بازاریابی دیجیتال ، شبکه سازی تا استراتژی های رشد - به نظر می رسد تعداد بی پایان کارها و هرگز زمان کافی وجود ندارد.
اگر می خواهید برخی از تعادل کار و زندگی را حفظ کنید ، مهارت های مدیریت زمان شما باید مورد توجه واقع شود. از این گذشته ، هرگز بیش از 24 ساعت در روز وجود ندارد. برخی از کارآفرینان با تمرکز و هدف به این واقعیت زندگی پاسخ می دهند. دیگران دزدگیر می شوند.
اگر خود را در گروه دوم می یابید ، نگران نباشید.
با استفاده از تکنیک های درست مدیریت زمان ، می توانید زمان خود را کنترل کنید ، کار خود را کارآمد ، تولیدی و نسبتاً عاری از استرس کنید. نکات مربوط به مدیریت زمان زیر می تواند به شما اطمینان دهد که کار خود را هنگام حضور در دفتر انجام می دهید ، بنابراین می توانید از وقت خود نیز به دور از کار لذت ببرید.
1. اهداف را تعیین کنید
تنظیم اهداف برای هر استراتژی مدیریت خوب زمان بسیار مهم است. برای اینکه اطمینان حاصل کنید که درگیر فعالیتهایی هستید که اهداف تجاری شما را پشتیبانی می کند ، کوتاه مدت و بلند مدت ، باید آن اهداف را با اصطلاحات واضح و قابل دستیابی تعریف کنید. از این گذشته ، اگر هدف شما فقط "رشد کسب و کار" باشد ، ممکن است خود را تحت الشعاع قرار دهید و نمی دانید از کجا شروع کنید.
برای مقابله با این فلج ، بسیاری از شرکت ها دریافتند که روش شناسی اهداف SMART به نگه داشتن آنها در کار و پیگیری کمک می کند. اهداف SMART برای اهداف "هوشمند ، قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی ، مرتبط و با محدودیت زمانی" ، اهداف واضح و گام به گام را برای کمک به شما در رسیدن به مکان مورد نظر خود ارائه می دهد.
به عنوان مثال ، یک هدف SMART ممکن است باشد: "افزایش سفر در وب سایت من از 1000 به 5000 بازدیدکننده ماهانه منحصر به فرد در شش ماه آینده." هنگامی که تجزیه شدیم ، می توانیم ببینیم که این در واقع هدف SMART است:
خاص: هدف دقیقاً آنچه را که باید بدست آید بیان می کند.
قابل اندازه گیری: هدف را می توان با یک ابزار خاص ، در این مورد ، Google Analytics اندازه گیری کرد.
قابل دستیابی: به جای مایل به مایل به افزایش بازدید کنندگان - یا تعیین هدف برای رسیدن به هدف بسیار زیاد - این هدف تعداد مشخصی را بیان می کند که به خوبی در محدوده امکان قرار دارد اما هنوز هم جاه طلب است.
مرتبط: به جای سنجیدن چیزی مانند جلسات سایت یا بازدیدکنندگان کلی سایت ، هدف دستیابی به مشتریان بالقوه جدید است - همیشه هنگام رشد یک تجارت کوچک بسیار مهم است.
زمان محدود: برای رسیدن به این هدف موعد مقرر در پایان شش ماه تعیین شده است.
هنگامی که اهداف SMART خود را تعیین می کنید ، می توانید به عقب کار کنید تا مراحل فردی را که برای رسیدن به اهداف خود نیاز دارید تعیین کنید. همه چیز دیگر هدر رفتن زمان بالقوه است. برنامه روزانه شما باید در مورد کار بر روی کارها و فعالیتهایی باشد که به طور مستقیم با رشد مشاغل شما و ایجاد درآمد مرتبط است.
2. با خردمندانه اولویت بندی کنید
وقتی اهداف خود را تعیین کردید و تکالیف فردی را که برای رسیدن به آنها باید انجام دهید تعیین کردید ، زمان آن است که اولویت بندی کنید. البته می خواهید مطمئن شوید که کارها را انجام می دهید ، اما آنها باید چیزهای مناسبی باشند.
استفان کاوی — نویسنده کتاب کلاسیک 7 عادت افراد بسیار مؤثر و همکار نویسنده First Things First - در مورد چگونگی کار از طریق فهرست کارهای خود بر اساس فوریت توصیه می کند. توصیه او این است که آنچه را که در صفحه شما قرار دارد ارزیابی کنید و هر کار را در یکی از سطل های زیر قرار دهید:
مهم و فوری: اگر یک کار در این دسته قرار می گیرد ، می دانید که باید بلافاصله انجام شود. قبل از حرکت به موارد حساس به زمان کم ، انرژی خود را در انجام کارهای مهم و فوری خود متمرکز کنید.
مهم اما فوری نیست: اینها کارهایی هستند که ممکن است مهم به نظر برسند ، اما با بررسی دقیق تر ، در صورت لزوم می توانند به تاریخ بعدی موکول شوند. در حالی که این موارد احتمالاً برای اجرای صحیح تجارت شما یکپارچه هستند - شاید شما نیاز به به روزرسانی وب سایت خود داشته باشید و یا یک راه حل کارآمدتر برای حقوق و دستمزد پیدا کنید - آنها عملی نیستند و نمی میرند.
فوری اما مهم نیست: کارهایی که بیشترین سر و صدایی را ایجاد می کنند ، اما با موفقیت انجام می شوند ، ارزش پایداری کمی دارند و یا ندارند. در این گروه ، ممکن است یک تماس با فروش از یک فروشنده بالقوه پیدا کنید که به دنبال همکاری با شما باشد ، یا شاید یک همکار به طور غیر منتظره ای از طرف میز شما بیفتد و از او درخواست کند. در صورت امکان این وظایف را تفویض کنید.
فوری و مهم نیست: موارد کم اولویتی که توهم شلوغ بودن را ارائه می دهد. بعداً این کارها را انجام دهید
سه یا چهار کار "مهم و فوری" خود را که باید امروز مورد توجه قرار گیرد ، بنویسید. با تکمیل هر یک ، آن را از لیست خود حذف کنید. این حس موفقیت را به شما منتقل می کند و می تواند شما را برای حرکت به پایین لیست انگیزه دهد ، بنابراین می توانید به موقع با موارد کمتری نیز مقابله کنید.
3. فقط بگو نه
شما رئیس هستید اگر مجبور هستید درخواست خود را رد کنید تا آنچه را که واقعاً مهم و ضروری است به صفر برسانید ، در این کار دریغ نکنید. همین مسئله در مورد هر پروژه یا فعالیتی که تعیین کرده اید به هیچ کجا هدایت نمی شود. آماده باشید تا تلفات خود را کاهش داده و به سمت کارهای سازنده تری بروید.
اگر می خواهید تصمیم بگیرید که آیا کاری انجام دهید ، اگر ترس دارید...
3. فقط بگو نه
شما رئیس هستید اگر مجبور هستید درخواست خود را رد کنید تا آنچه را که واقعاً مهم و ضروری است به صفر برسانید ، در این کار دریغ نکنید. همین مسئله در مورد هر پروژه یا فعالیتی که تعیین کرده اید به هیچ کجا هدایت نمی شود. آماده باشید تا تلفات خود را کاهش داده و به سمت کارهای سازنده تری بروید.
اگر تصمیم می گیرید کاری انجام دهید ، اگر چیزی کمتر از "وای! این شگفت انگیز خواهد بود! کاملا! جهنم آره! " - سپس بگویید "نه"
اما ، چگونه می توانید تعیین کنید که چه چیزهایی به هم می خورد؟ توصیه های Derek Sivers در این جبهه قدرتمند است:
برای جلوگیری از اتلاف وقت بعد ، از تجربه بیاموزید. و به یاد داشته باشید ، برای هر "بله" که می تواند به حرفه و شغلی بزرگ تبدیل شود ، یک ارتش از تعداد زیادی ایستاده است.
4- برنامه ریزی کنید
یکی از بدترین کارهایی که می توانید انجام دهید پرش به روز کار بدون داشتن ایده روشن در مورد کارهایی است که باید انجام شود. در حالی که به نظر می رسد به جای اینکه مستقیم به کار بیفتید ، پنج تا ده دقیقه وقت فکر کردن را هدر دهید ، اما وقت شما را هدر می دهد ، تعجب می کنید که با اختصاص کمی وقت برای برنامه ریزی بقیه ، چقدر کارآمدتر هستید. از روز
اگر زمان خود را عاقلانه برنامه ریزی کنید ، می توانید به جای هدر دادن زمان پریدن از یک چیز به چیز دیگر ، روی یک کار تمرکز کنید (و بندرت اتمام هر کاری). این به شما امکان می دهد تا باهوش تر کار کنید ، نه سخت تر. بسته به شخصیت شما ، یکی از گزینه های زیر بخشی از کارهای روزمره خود را انجام دهید:
شب قبل را برنامه ریزی کنید: در پایان روز ، 15 دقیقه وقت بگذارید تا میز خود را تمیز کرده و لیستی از مهمترین کارهای روز بعد را جمع کنید. این یک روش عالی برای رفع فشار است و شما احساس می کنید صبح بهتر در یک میز تمیز بنشینید.
اولین کار را در صبح برنامه ریزی کنید: چند دقیقه زود برسید و لیست کارهای اولویت بندی شده خود را جمع کنید (به نکته دو مراجعه کنید). این ممکن است اثربخش ترین بخش روز شما باشد.
5- حواس پرتی ها را از بین ببرید
توجه کنید به تعداد دفعاتی که شخص هنگام وقفه در کار شما مهم است ، قطع می کند. وقایع ناشی از خود ، به ویژه موارد متنوع در رسانه های اجتماعی را دنبال کنید. تلفن هوشمند شما بسیار مفید است ، اما همچنین بسیار اعتیاد آور و در زمره مخرب ترین اتلاف وقت شناخته شده برای انسان است.
ممکن است تمرین قدرتمندی در قدرت اراده انجام شود اما درب را خاموش کرده و تلفن خود را خاموش کنید تا بیشترین زمان خود را داشته باشید. به جای "همیشه روشن بودن" ، یک روز استراحت برای برنامه ریزی برای دریافت ایمیل ، برقراری تماس تلفنی ، صحبت با کارمندان و غیره برنامه ریزی کنید.
6. بیشتر از اینها نماینده کنید
اگر استخدام کارمندان با استعدادی ، اختصاصی شده اید ، یکی از تأثیرگذارترین ابزارهای مدیریتی که در اختیار شما قرار دارد قدرت واگذاری است. اجرای یک کسب و کار کوچک موفق ، به توانایی صاحبخانه بستگی دارد که در مورد آنچه در پیش رو است فکر کند و در کارهای روزانه از کار بیفتد. به دنبال فرصت هایی باشید تا مسئولیت کارهای خاص را به دیگران در تیم خود واگذار کنید. این چیزی است که شما آنها را برای آنها استخدام کرده اید ، اینطور نیست؟
7. زمان خود را پیگیری کنید
در واقع در هر هفته چند دقیقه بارگیری می کنید؟ ردیابی زمان ابزاری بسیار مؤثر است که به شما کمک می کند دقیقاً چقدر زمان انجام یک کار واحد به شما کمک کند. با استفاده از یک ردیاب صفحه ساده ، می توانید به سرعت و به راحتی ساعتها از داخل کارهای مختلف یا پروژه ها را انجام دهید.
با استفاده از این برنامه ردیابی زمان تلفن همراه یا زمان پیگیری مستقیم از دسک تاپ ، کارها یا کارها را با یک کلیک تغییر دهید. سپس گزارش های محکم و واقعی را تهیه کنید تا دقیقاً با ارزش ترین دارایی خود را در کجا خرج کنید - و کجا تلف می شود.
8- برای خود وقت بگذارید
این نکته اغلب در فشار و شلوغی برای اداره یک تجارت موفق فراموش می شود. با این وجود ، مراقبت از خود - یعنی خوابیدن و ورزش کافی - برای حفظ هر مسیر رشد رو به رشد بسیار مهم است.
در حقیقت ، یک مطالعه از دانشگاه هاروارد نشان داد که بی خوابی می تواند باعث شود که میانگین کارگران هر سال حداکثر 11.3 روز بهره وری را از دست بدهد ، در حالی که در یک مطالعه دیگر مشخص شد که ورزش منظم به بهبود تمرکز ، تیز کردن حافظه ، سرعت بخشیدن به توانایی شما در یادگیری و حتی پایین آمدن شما کمک می کند. سطح استرس
اطمینان از داشتن هر روز وقت آزاد برای گذراندن افراد و چیزهایی که در خارج از کار خود دوست دارید برای سلامتی روانی شما مهم است و می تواند به شما در حفظ انرژی و اشتیاق در کار خود کمک کند. از این گذشته ، مهم است که مسائل را چشم انداز نگه دارید. شما تصمیم گرفتید که صاحب مشاغل کوچک شوید و هر روز می توانید بیدار شوید تا روزی پر از امکاناتی که برای خودتان ایجاد کرده اید ، بیدار شوید.